Divizyon Alliance Programı, toplulukların yalnızca programa katılıp faaliyet göstermesini değil; aynı zamanda stratejik, ölçülebilir ve sürdürülebilir bir gelişim göstermesini hedefler. Bu nedenle tüm toplulukların performansları belirli bir sistematikle değerlendirilir. Değerlendirme süreci, yalnızca geriye dönük raporlama üzerinden değil; Divizyon ekibi tarafından yürütülen periyodik takipler, içerik ve çıktı analizleri, gelişim planlarının uygulanma oranları ve nitelikli etkileşim verileri üzerinden bütüncül olarak yürütülür.
Divizyon, her Alliance topluluğunun potansiyelini maksimize etmesini hedeflerken; bu değerlendirme sistemiyle şeffaflığı, hesap verebilirliği ve stratejik gelişimi teminat altına alır.
Değerlendirme Aşamaları:
Performans Raporları
Topluluk Bildirimi: Her Alliance topluluğu, yılda iki kez, kendisine ait başarı metrikleri üzerinden performans raporu hazırlar. Raporlar; üye artışı, içerik üretimi, düzenlenen etkinlik/aktivasyonlar, başlatılan işbirlikleri ve kazandırılan üyeler gibi temel başlıklara odaklanır.
Divizyon İzleme Notları: Raporlara paralel olarak Divizyon ekibi de, her topluluğa yönelik gelişim, üretim ve etkileşim analizlerini içeren bağımsız bir izleme değerlendirmesi oluşturur. Bu süreçte yalnızca nicel veriler değil, toplulukların üretim niteliği ve etki potansiyeli de değerlendirmeye alınır.
Anahtar Başarı Göstergeleri Analizi: Raporlarda, her topluluğun başarı kriterleri ve belirlenen başarı göstergelerine ulaşma düzeyi, topluluğun gelişim seviyesiyle karşılaştırılarak analiz edilir.
Stratejik Değerlendirme Toplantıları (6 Aylık)
Toplulukla Derinlemesine Görüşme: Her 6 ayda bir, Divizyon ekibi her Alliance topluluğuyla stratejik bir değerlendirme oturumu gerçekleştirir. Bu görüşmelerde, son 6 aylık performans, karşılaşılan zorluklar, öne çıkan başarılar ve bir sonraki dönem hedefleri detaylı şekilde ele alınır.
Geri Bildirim ve Gelişim Planı: Görüşme sonunda, her topluluğa özel olarak hazırlanan yazılı bir geri bildirim raporu sunulur. Bu raporda, topluluğun güçlü yönleri, gelişime açık alanlar ve önerilen gelişim adımları yer alır. Gerektiğinde, önümüzdeki dönem için odaklanılacak stratejik alanlara dair bir gelişim planı oluşturulur ve Divizyon ekibi bu planın takibini yapar.
İlerleme Geri Bildirimi: Toplantılarda topluluklara, gelişimlerini sürdürebilmeleri için geri bildirim sağlanır. Her topluluk için gelecekteki hedefler belirlenir ve stratejik büyüme planları üzerinde çalışılır.
Anahtar Performans Göstergesi İncelemesi: Her topluluk, yıllık Anahtar Performans Göstergesi hedeflerine ne ölçüde ulaştığını açıklamakla yükümlüdür. Anahtar Performans Göstergesi hedeflerine ulaşamayan topluluklar için; topluluğun güncel durumu ve gerçekleştirilen oturum çıktıları doğrultusunda iyileştirme planları oluşturulur yada Alliance partnerliği süreci yeni döneme kadar askıya alınır.
Sürekli İzleme ve Geri Bildirim
Dijital Aktivite Takibi: Divizyon’un dijital sistemleri üzerinden toplulukların içerik paylaşım yoğunluğu, üyeler arası etkileşim sıklığı ve üretim çıktıları düzenli olarak analiz edilir. Bu sayede gelişim yalnızca dönemsel değil, sürekli takip edilir.
Anlık Geri Bildirimler: Stratejik hedeflerden sapma, üretim düzeyinde düşüş ya da aktivasyon eksikliği gibi durumlar gözlendiğinde topluluğa doğrudan geri bildirim iletilir. Bu geri bildirimler hem yazılı hem birebir iletişimle gerçekleştirilir.
İyileştirme Süreci: Belirlenen eksik alanlarda gelişim sağlanması için topluluklara hedeflenen Anahtar Performans Göstergesi’lar doğrultusunda önerilerde bulunulur. Bu süreç, toplulukların eksiklerini zamanında fark ederek stratejilerini revize etmelerine olanak tanır.
Performans Göstergeleri ve Düzeltici Faaliyetler
Anahtar Performans Göstergesi Takibi: Belirlenen Anahtar Performans Göstergesi’lar her topluluk için altı aylık periyotlarda izlenir ve raporlanır. Anahtar Performans Göstergesi’lara ulaşamayan topluluklar için düzeltici faaliyetler ve gelişim stratejileri önerilir.
Düzeltici Faaliyetler: Topluluklar, performanslarının beklenen seviyenin altına düşmesi durumunda, Divizyon yönetimi tarafından belirlenen stratejik gelişim planlarıyla desteklenir. Bu planlar, topluluğun belirlenen hedeflere ulaşması için gerekli kaynak ve destekleri içerir.
Seviye Geçişi ve Müdahale Süreçleri
Seviye Geçişi: Belirli metriklere ulaşan topluluklar, değerlendirme sonucunda bir üst seviyeye geçiş için aday gösterilir. Nihai karar, hem topluluğun performans raporlarına hem de Divizyon ekibinin izleme sonuçlarına dayanır.
Stratejik Müdahale: Gerekli başarı kriterlerini uzun süre karşılayamayan topluluklara yönelik özel gelişim planları oluşturulur. Ciddi bir performans düşüşü gözlemlendiğinde, topluluk seviyesinin yeniden değerlendirilmesi gündeme alınabilir.
Değerlendirme Araçları ve Veri Yönetimi
Performans Raporlama Paneli: Tüm değerlendirme süreci, Divizyon’un özel dijital sistemi üzerinden yürütülür. Topluluklar buradan raporlarını iletir, gelişim planlarını günceller ve performanslarını takip eder.
Veriye Dayalı Karar Mekanizması: İçerik, etkileşim ve üretim süreçlerinden elde edilen veriler düzenli olarak işlenir ve tüm karar süreçlerinde objektif bir referans noktası olarak kullanılır.
Bu görüşmeler, yalnızca geçmiş performansın değerlendirilmesi değil, aynı zamanda toplulukların gelecek stratejilerinin netleştirilmesi açısından da kritik bir rol oynar. Her görüşme; Divizyon ile topluluk arasında kurulan sürdürülebilir işbirliğinin güçlenmesini, şeffaf iletişimle birlikte ortak gelişim hedeflerinin belirlenmesini sağlar. Böylece Alliance topluluklarının sadece mevcut durumları değil, uzun vadeli potansiyelleri de etkin biçimde yönlendirilmiş olur.