İç İletişim ve Koordinasyon
Divizyon Alliance Programı, topluluklarla sürdürülen tüm faaliyetlerin etkin bir şekilde yönetilmesi için özel bir iç iletişim ve koordinasyon sistemi geliştirmiştir. Bu sistem, topluluklar arasındaki bilgi akışını düzenleyerek, her topluluğun Divizyon’un stratejik hedeflerine katkıda bulunmasını sağlar.
İç iletişim ve koordinasyon, toplulukların bağımsızlıklarını korumalarına olanak tanırken, aynı zamanda kolektif bir güç oluşturmaları için alan sağlamaktadır. Bu bağlamda, etkili iletişim mekanizmaları ve organizasyonel yapı, toplulukların kendilerini geliştirmelerini ve Divizyon’un sağladığı fırsatları en verimli şekilde değerlendirmelerini sağlayacak şekilde tasarlanmıştır.
İletişim Yapısı
Divizyon Alliance Programı’nda iletişim, hiyerarşik bir yapı ile yönetilir. Her düzeydeki liderler, kendi sorumlulukları doğrultusunda bilgi akışını sağlar ve faaliyetleri koordine eder:
İletişim ve Koordinasyon Araçları
Divizyon, Alliance toplulukları ile olan iletişim ve koordinasyonda iki temel platform kullanır:
Trello:
Ana Operasyon ve Koordinasyon Aracı: Alliance topluluklarıyla operasyonel bilgi paylaşımı için kullanılan ana platform Trello'dur. Alliance programına özel oluşturulan panolarda, topluluk başkanları ve Alliance programı yöneticileri arasında hızlı bilgi akışı ve koordinasyon sağlanır. Bu panolar, toplulukların güncel projeleri, etkinlik planlamaları ve raporlamaları için merkez niteliğindedir.
Dosya Paylaşımı ve Takvim Yönetimi: Trello üzerinden raporlar, sunumlar, etkinlik planları ve diğer dosyalar paylaşılır. Ayrıca, toplulukların düzenlediği etkinliklerin takvimi Trello aracılığıyla koordine edilir.
Açık İnovasyon Ağı:
Topluluklar Arası Etkileşim ve Sosyal Paylaşım: Açık İnovasyon Ağı, Alliance topluluklarının kendi içlerinde ve diğer topluluklarla etkileşime girebileceği sosyal bir topluluk platformu olarak kullanılır. Burada topluluklar, etkinlik planlarını duyurur, üyeleriyle ve diğer hibrit topluluk üyeleriyle anlık iletişim kurar ve projeler/etkinlikler hakkında bilgi alışverişinde bulunarak etkileşimi güçlendirirler.
Etkinlik ve Duyuru Kanalları: Açık İnovasyon Ağı'nda oluşturulan özel kanallar, her topluluğun kendi etkinlik ve projelerini duyurabileceği alanlar sunar. Bu kanallar sayesinde, topluluklar arası işbirliği fırsatları artırılırken, hedef odaklı etkileşimler için efektifliği yüksek özel alanlar sağlanmış olur.
Toplantı ve Raporlama Süreçleri
Divizyon Alliance Programı’nın başarıya ulaşması için düzenli toplantılar ve raporlamalar kritik rol oynamaktadır. Bu süreç, topluluk başkanları, program yöneticileri ve Divizyon yönetimi arasında bilgi akışını ve işbirliğini güçlendirecek şekilde tasarlanmıştır. Her toplantı ve raporlama, toplulukların performansını izlemek, etkinliklerin etkisini değerlendirmek ve gelecekteki stratejileri belirlemek için fırsatlar sunar.
Haftalık Operasyonel Toplantılar
Toplantı Amacı: Haftalık operasyonel toplantılar, topluluk başkanları ve program yöneticileri arasında Slack platformu üzerinden gerçekleştirilir. Bu toplantılar, bir önceki haftanın değerlendirmesi ve gelecek hafta yapılacak etkinliklerin ve projelerin koordinasyonu üzerine odaklanır.
Toplantı İçeriği: Her toplantıda şu başlıklar ele alınır;
Etkinlik Durum Raporu: O hafta düzenlenen etkinliklerin değerlendirilmesi, katılım oranları ve elde edilen geri bildirimler incelenir.
Gelecek Hafta Planlaması: Önümüzdeki hafta yapılacak etkinlikler, aktivasyonlar ve projeler üzerine stratejiler tartışılır. Her topluluğun görev ve sorumlulukları belirlenir.
Güncel İhtiyaçlar ve Kaynaklar: Toplulukların o haftaya dair ihtiyaç duyduğu kaynaklar, materyaller veya işbirlikleri üzerine konuşulur.
Sorun Tespiti ve Çözüm Önerileri: Topluluklar arasında yaşanan herhangi bir operasyonel aksaklık veya iletişim sorunu gündeme getirilir ve çözüm yolları önerilir.
Toplantı Süresi ve Formatı: Haftalık toplantılar, en fazla 30 dakika sürer ve katılımcılar arasında aktif etkileşimi teşvik edecek şekilde yapılandırılır. Toplantı sonunda, program yöneticileri tarafından alınan kararlar özetlenir ve bir sonraki haftaya dair aksiyon planları hazırlanır.
Aylık Performans Değerlendirme Toplantıları
Toplantı Amacı: Aylık performans değerlendirme toplantıları, toplulukların genel performansını ve stratejik hedeflere olan katkılarını değerlendirmek için düzenlenir. Bu toplantılar, Divizyon yöneticileri ile topluluk başkanları arasında yüz yüze veya çevrimiçi formatta gerçekleştirilir.
Toplantı İçeriği: Aylık toplantılar, şu unsurları içerir;
Aylık Rapor Sunumu: Topluluk başkanları, o ayki etkinlikler, üye kazanımları, işbirlikleri ve diğer önemli metriklere dair hazırladıkları raporu sunar. Bu rapor, toplulukların gelişimi hakkında detaylı bir analiz içerir.
Başarı ve Gelişim Alanları: Raporun ardından, toplulukların başarıları ve gelişime açık yönleri üzerine geri bildirim yapılır. Hangi stratejilerin iyi işlediği ve hangi alanlarda iyileştirmeler gerektiği tartışılır.
Gelecek Ay Hedefleri: Topluluklar için bir sonraki ayın hedefleri belirlenir. Bu hedefler, yeni etkinlikler, işbirlikleri, üye kazanımı ve proje geliştirme süreçlerini içerir.
Stratejik Girişimler: Gelecek döneme dair stratejik projeler, işbirlikleri veya kampanyalar ele alınır ve toplulukların bu süreçteki rolleri netleştirilir.
Raporlama Süreci: Her ayın sonunda, topluluk başkanları tarafından hazırlanan performans raporları, Slack üzerinden program yöneticilerine iletilir. Bu raporlar şu başlıklarda detaylı bilgi içerir:
Etkinlik Sayısı ve Katılım Oranları: O ay düzenlenen etkinliklerin sayısı ve bu etkinliklerde elde edilen katılım oranları.
Üye Kazanımları: Topluluğun yeni kazandığı üyelerin sayısı ve bu üyelerin etkinliklere katılım düzeyleri.
İşbirlikleri: Diğer topluluklar veya kuruluşlarla yapılan işbirlikleri ve bu işbirliklerinden elde edilen faydalar ve işbirliklerine ait detaylı bilgi raporları.
İçerik Üretimi: Topluluğun Divizyon platformları veya kendi sosyal medya kanalları aracılığıyla ürettiği içeriklerin sayısı ve etkileşim oranları.
Zorluklar ve Çözümler: Toplulukların karşılaştığı zorluklar ve bu sorunların nasıl çözüldüğüne dair raporlama.
Raporlama Formatı ve Yöntemi
Standart Rapor Şablonu: Her topluluk, Divizyon’un belirlediği standart rapor şablonunu kullanarak aylık performans raporlarını oluşturur. Bu şablon, topluluk başkanlarının verimli ve sistematik bir şekilde rapor sunmasını sağlar.
Veri Temelli Yaklaşım: Tüm raporlar, toplulukların faaliyetleri hakkında ölçülebilir veriler içerir. Etkinlik katılımları, üye sayısı, sosyal medya etkileşim oranları gibi metrikler, toplulukların gelişim süreçlerini nesnel bir şekilde değerlendirmek için kullanılır.
Geri Bildirim Mekanizmaları ve Aksiyon Planı
Değerlendirme ve Geri Bildirim: Aylık raporların ve toplantıların ardından, Divizyon program yöneticileri, toplulukların performansını değerlendirir ve topluluk başkanlarına geri bildirimde bulunur. Bu geri bildirimler, bir sonraki ay için hazırlanacak aksiyon planlarının temelini oluşturur.
Aksiyon Planları: Topluluk başkanları, aldıkları geri bildirimler doğrultusunda bir sonraki ayın aksiyon planlarını hazırlar. Bu planlar, toplulukların öncelikli hedeflerine ulaşmalarını sağlamak için detaylandırılır ve program yöneticilerine sunulur.
Last updated